E-mail-, dokumentum- és tudásfolyamatok automatizálása

A napi adminisztráció jelentős része strukturálatlan tartalomban érkezik: e-mailben, PDF-ben, dokumentummappában vagy korábbi válaszok között. A kollégák olvasnak, kategorizálnak, adatot másolnak, továbbítanak, keresnek és újra megírják ugyanazt. Ebben a pillérben ezt az ismétlődő értelmezési munkát alakítjuk ellenőrizhető következő lépéssé. A megoldás egy kijelölt postafiókkal, dokumentumtípussal, kérdéskörrel, tenderfolyamattal vagy szerződéscsoporttal indul. A rendszer felismeri a témát és a szükséges adatokat, majd továbbítást, válaszvázlatot, strukturált rekordot vagy határidőlistát készít. Alacsony bizonyosság vagy kényes jogi, pénzügyi és ügyfélkapcsolati döntés esetén az ügy emberhez kerül. A cél nem egy új tudás- vagy dokumentumkezelő platform, hanem a meglévő eszközök közötti kézi munka csökkentése. A 10. napra az első szűk folyamat működését és ellenőrizhetőségét várjuk el. Utána a feldolgozási időt, a továbbítás pontosságát, a keresési időt, az emberi javítások arányát és a határidő-lefedettséget mérjük. A havi működtetés a tartalmi változásokhoz, új kivételekhez és rendszerkapcsolatokhoz igazítja a folyamatot.