Egy konkrét folyamat. Mérhető változás.
Az ügyfél kapja meg gyorsabban az árajánlatot.
Automatizáljuk az ismétlődő adatgyűjtési, számítási, ellenőrzési és dokumentumkészítési lépéseket. Az ajánlattervezet a meglévő sablonban készül el; az árat és a kivételeket a kijelölt munkatárs hagyja jóvá.
Ismerős ez a helyzet?
Az ügyfél már várja az árat, miközben a kollégának táblázatokból, korábbi ajánlatokból és e-mailekből kell összeraknia ugyanazt a dokumentumot.
Ezzel indul az első bevezetés
Egy rendszeresen használt ajánlattípussal, egy árazási forrással és egy sablonnal indulunk. A hiányos adatokat és az egyedi árazást emberi ellenőrzésre küldjük.
- Rendezett adatbekérés az ajánlathoz.
- Az elfogadott szabályok alapján számolt tételek.
- Előkészített ajánlat a meglévő arculati sablonban.
- Jóváhagyási pont az elküldés előtt.
Működési példa
Megérkeznek egy szokásos megrendelés adatai. Elkészül az ajánlattervezet; egy hiányzó tétel miatt ellenőrzési feladat keletkezik. Az ár csak jóváhagyás után kerül az ügyfélhez.
Szemléltető folyamat, nem ügyfélreferencia.
Ezekből látjuk, mi változott
- Igény beérkezésétől a kiküldésig eltelt idő.
- Egy ajánlatra jutó kézi munka.
- Javítandó vagy hiányos ajánlatok száma.
Induláskor rögzítjük a jelenlegi működést. Az átadáskor a folyamat működését ellenőrizzük; az üzleti változást az ezt követő időszakban mérjük.
Egy konkrét elakadásból működő folyamat. Az első látható változás akár néhány héten belül megjelenhet.
A változás üteme a kiválasztott folyamattól, az adatoktól, a hozzáférésektől és a közös jóváhagyásoktól függ. A vállalt feladatot és az átadási feltételeket előre rögzítjük.
Az átadás után is működtetjük
Követjük az árazási forrás és a sablon változásait, ellenőrizzük a kivételeket, és figyeljük az ajánlatkészítés átfutását.
Így jutunk el a problémától a működő folyamatig.
- 1.
Megnézzük, hol akad el a munka.
Egy rövid leírásból és néhány jellemző példából tisztázzuk a problémát, a használt rendszereket és a jelenlegi idő- vagy bevételveszteséget.
- 2.
Rögzítjük az első bevezetés határait.
Leírjuk, mi készül el, mely esetek kerülnek emberhez, mit mérünk, és mi szükséges az induláshoz. Megkapja a bevezetés és a havi működtetés ajánlatát.
- 3.
Elkészítjük és együtt ellenőrizzük.
Elkészítjük a jóváhagyott folyamat első működő változatát. Jellemző és hibás bemeneteken is ellenőrizzük az átadást.
- 4.
Havonta működtetjük és mérjük.
Figyeljük a hibákat és az elakadásokat, követjük a kijelölt mutatókat, és az eredmények alapján javítjuk a folyamatot.
Először egy használható folyamatot adunk át; a látható és mérhető változást a kijelölt mutatókon követjük.
Egyszeri bevezetés, havi működtetéssel
Az ajánlatban külön szerepel a bevezetés díja, a havi működtetés tartalma és díja, valamint az esetleges külső eszközköltség. A havi működtetés a szolgáltatás része: ellenőrizzük a folyamatot, kezeljük a hibákat, és követjük az eredményt. A vállalást és a díjakat az indulás előtt írásban rögzítjük.
Amit indulás előtt érdemes tisztázni
Mitől készülhet el gyorsabban az árajánlat?
Az ismétlődő adatbekérést, számítást, ellenőrzést és dokumentumkészítést automatizáljuk. A hiányos adat és az egyedi árazás ellenőrzésre kerül; a kiküldést a kijelölt munkatárs hagyja jóvá.
Ki felel az árért?
Az árat az elfogadott árlista és számítási szabály adja. Az ügyfélnek küldés előtt a kijelölt munkatárs jóváhagyja az ajánlatot.
Új ajánlatkészítő rendszert kell bevezetni?
Nem feltétlenül. Először a jelenlegi árlistát, sablont és rendszert vizsgáljuk meg; az első kör egy ajánlattípusra korlátozódik.
Mennyibe kerül?
A díj a kiválasztott folyamattól, a hozzáférésektől és az elvárt működéstől függ. Az ajánlatban előre, külön szerepel az egyszeri bevezetés, a kötelező havi működtetés és az esetleges külső eszközköltség.
Miért része a szolgáltatásnak a havi működtetés?
Az adatforrások, a jogosultságok és az üzleti szabályok változnak. A havi működtetés során felügyeljük a folyamatot, kezeljük az egyeztetett hibákat és változásokat, valamint áttekintjük a mért eredményt.
Garantált a megtérülés?
Az elvégzendő munkát, az átadási feltételeket és a mérés módját vállaljuk. Bevételnövekedést vagy meghatározott megtakarítást csak tényleges mérés igazolhat; előre nem állítunk garantált üzleti eredményt.
Kapcsolódó megoldások
Adminisztratív kapacitás-visszanyerés
Az adat már létezik, mégis újra be kell írni egy másik rendszerbe. A másolás időt vesz el, és egy kisebb eltérésből később több kör javítás lesz.
A megoldás részleteiGyorsabb pénzbeérkezés
A számla lejárt, de az emlékeztető csak akkor indul el, amikor valaki külön végignézi a listát. Közben a már rendezett és a vitás tételek is könnyen összekeverednek.
A megoldás részleteiMutassa meg, hol akad el a folyamat.
Egy rövid leírásból megnézzük, körülhatárolható-e a probléma első bevezetése. Ha igen, egy 20 perces egyeztetésen tisztázzuk a folytatást.
A küldéssel egyeztetést kezdeményez. Fizetési kötelezettség nem keletkezik.